أتمتة الرواتب هي عملية تحضير الرواتب الخاصة بالموظفين بأقل قدر ممكن من العمل اليدوي. ويتم ذلك بحساب الرواتب بشكل آلي بدل إدخال البيانات وحسابها يدوياً.
تقوم برامج الموارد البشرية بحساب الرواتب بدقة اعتماداً على أوقات الحضور والانصراف الخاصة بالموظفين التي يتم قراءتها من أجهزة البصمة، كما يتم الأخذ بالاعتبار جميع المتغيرات التي تؤثر على الرواتب من إضافي وتأخير، مكافآت وخصومات، بدلات وإجازات، قروض وضمان اجتماعي.. إلخ.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل من أتمتة الرواتب باستخدام برامج الموارد البشرية عوضاً عن الحساب اليدوي أمر هام جداً، والاستثمار فيها مفيد للشركات بشكل ملحوظ ونذكر منها:
توفير الوقت والجهد
يعتبر الوقت أحد أهم الموارد الخاصة بالشركات، وعملية أتمتة الرواتب توفر على موظفي الموارد البشرية الكثير من الوقت، وتفرغهم لإنجاز أعمال أكثر أهمية.
صحيح أن عملية الحساب اليدوي تبدو أقل تكلفة بالبداية، لكنها عملية تستهلك الكثير من الوقت والجهد. بالمختصر هي عبارة عم عملية إضاعة للوقت. والمعلوم أن عملية حساب الراتب لا يعتبر فقط تسليمه للموظفين، بل تشمل:
تتبع أوقات الحضور والانصراف.
حساب كافة التفاصيل التي تؤثر على الراتب من تأخير وإضافي إلى مكافآت وخصومات كما الإجازات والبدلات والضمان الاجتماعي وغيرها من المتغيرات.
مراجعة ما سبق من العمليات وتدقيقها.
ثم تحضير التقرير النهائي الذي ستبدأ بدفع الرواتب بناءً عليه.
بينما حساب الرواتب باستخدام برامج الموارد البشرية سيغنيك عن كل ما سبق، حيث أنها تعطيك النتائج جاهزة بأقل قدر ممكن من التدخلات اليدوية، وبوقت يكاد لا يذكر.
يدعم برنامج إدارة الموارد البشرية OnTime Payroll عملية احتساب الضمان الاجتماعي (التأمينات الاجتماعية) حسب القانون في العراق، علماً أنه يمكن تخصيص آلية احتساب الضمان الاجتماعي بشكل يتناسب بشكل كلي مع القانون المحلي، بإمكانك الإطلاع عليها في النسخة التجريبية المجانية.
دقة النتائج
تدفع الرواتب في الشركات لمجموعات مختلفة من الموظفين، بمعدلات أجور مختلفة وورديات دوام مختلفة وبذلك تكون قيمة ساعات العمل مختلفة.
لحساب الرواتب يؤخذ بالاعتبار النقص أو الزيادة بساعات العمل (التأخير والإضافي)، وباختلاف الورديات يختلف معدل سعر الساعة من موظف لآخر. ولتجنب الخطأ وتجنب وجود زيادة أو نقصان بمجموع الساعات والرواتب يجب أن يتم الحساب بدقة. ووفقاً لدراسة تم تحضيرها من قبل جمعية الرواتب الأمريكية قالوا أن معدل الخطأ الكتابي لجمع ساعات العمل يدوياً تتراوح بين 1% إلى 8%.
بينما حساب الرواتب من خلال برامج أتمتة الرواتب يتم بشكل أوتوماتيكي، بالاعتماد على أوقات الحضور والانصراف التي يتم جلبها أوتوماتيكياً من أجهزة البصمة، كما وتحسب وبقية المتغيرات المؤثرة على الراتب بشكل أوتوماتيكي أيضاً مما يؤدي لنتائج دقيقة بدون أخطاء مؤثرة.
التقارير التفصيلية
من الأمور الهامة التي تحتاجها الشركات هي التقارير التي يتم الاعتماد عليها باتخاذ القرارات الاستراتيجية. وبرامج حساب الرواتب توفر دائماً عدد كبير من التقارير التفصيلية قابلة للتخصيص التي يمكن تحضيرها بسهولة لتناسب احتياجات الأقسام المختلفة في الشركات.
يحوي قسم التقارير في برنامج إدارة الموارد البشرية OnTime Payroll على العديد من التقارير المهمة والمفيدة، بإمكانك الإطلاع عليها في النسخة التجريبية المجانية.
توفير المال
تشير دراسة من Nucleus Research أنه بدون وجود نظام لأتمتة الدوام والرواتب تميل الشركات عادة لدفع رواتب زائدة لموظفيها بمعدل 1.2%. كما أن الأخطاء البشرية بإعداد الرواتب عادة ما تكون مكلفة للشركات، وبالإضافة لما سبق فإن اتمتة حساب الرواتب يوفر الكثير من الوقت على الشركات، والوقت هو المال (Time is money).
ختاماً نذكر أنه وفقًا لمقال نشرته جمعية الرواتب الأمريكية (APA)، “يعد إدخال أي شيء يدويًا في نظام ما في الوقت الحاضر ممارسة قديمة. كما أنه يستغرق وقتًا طويلاً ويكون عرضة للخطأ البشري “.
وبذلك فإن من أهم نتائج أتمتة كشوفات الرواتب هو تحويل عملية حساب الرواتب لتصبح عملية بسيطة ولا تستهلك الوقت، بالإضافة إلى أن الربط مع أجهزة البصمة ومعالجة أوقات الحضور والانصراف يجعل مسيّر الرواتب والكشوفات دقيقةـ كما أنه يوفر تقارير تفصيلية مهمة لأقسام الشركة مثل الموارد البشرية، وقسم المحاسبة والقسم المالي كما إدارة الشركة.